Hoe kan ik de vorderingen beter managen?

Laat ik met de deur in huis vallen en onmiddellijk naar het voorbeeld op de foto gaan:

• Je ziet de BOEB van een bestaand bedrijf (dat ik anoniem maakte). BOEB staat voor ‘balans-op-1-blad’, een online tool die een balans op 1 pagina samenvat. Je kan de BOEB opvragen van elke Belgische nv, bv en grote vzw.
• Even opfrissen: wat is een balans?
  • De balans is een document dat twee dingen vertelt:
    • Passief: waar komt het geld vandaan?
    • Actief: waar gaat het geld naartoe?Actief moet steeds gelijk zijn aan passief vandaar dat we dit document de balans noemen. Deze video geeft je een eenvoudig voorbeeld van een balans.

Op de foto zie je een balanstotaal van 6.793.038 euro. We leggen de focus op het actief waar de post vorderingen opvalt: 4.456.614 euro.

Wat zijn vorderingen?

Vorderingen (of accounts receivable of debiteuren of…) zijn de niet betaalde klantenfacturen. Je kan je afvragen waarom ze deel uitmaken van het actief. We zagen hierboven dat de activa je vertellen waar het geld naartoe gaat. In het geval van de vorderingen zit jouw geld vast bij… de klanten! Want voor je een factuur stuurde, heb je iets geleverd. Om jouw goederen of diensten te kunnen leveren heb je geld nodig gehad: je moest producten aankopen, je betaalde personeel dat voor je klanten werkte, … Dat geld zit momenteel bij de klant die nog niet betaalde. In feite ben je bankier aan het spelen. Je bent zelfs een heel sympathieke bankier want je geeft je klanten een lening zonder hierop intresten te vragen. Lang verhaal kort: vorderingen zijn gratis leningen voor je klanten.

Wat zegt de post ‘vorderingen’ op de balans?

• Er worden gratis leningen gegeven aan de klanten voor 4.456.614 euro. Dit is 65% van het balanstotaal. Anders gezegd: van elke 100 euro die het bedrijf investeerde, zit 65 euro bij de klanten.

Welke vragen moet jij als manager stellen over de vorderingen?

• De balans is een foto, in dit geval van 31/12/2024. Eerste vraag is wat de situatie vandaag is. Misschien is het probleem al opgelost.
• Welke vervaldagen hebben de facturen? Zijn al deze facturen nog binnen vervaldag, dan is er in principe geen probleem. Maar zijn er veel late betalers, dan moet hier zeker naar gekeken worden.
• Het probleem van de vorderingen los je het best op door gratis te gaan lenen bij je leveranciers. Die vinden we op het passief. Waarom? Zolang jij je leveranciers niet betaalt, word je gratis gefinancierd door je leveranciers. In dit voorbeeld zien we inderdaad een leveranciersschuld (of accounts payable) van 4.333.054 euro. Het probleem is dus netjes opgelost. Ervan uitgaande natuurlijk dat de vervaldagen gerespecteerd werden. Want als jij regelmatig je leveranciers te laat betaalt, dan zou het geduld van je leveranciers kunnen opraken. Dan wordt het ‘boter bij de vis’, wat jou serieuze cashproblemen kan bezorgen.
• Welke omzet staat tegenover de vorderingen? Is je jaaromzet 100 miljoen euro, dan is 4,3 miljoen aan vorderingen niet overdreven. Van je totale omzet is 4,3% nog niet betaald, dat is oké. Maar heb je een jaaromzet van 10 miljoen euro, dan is 4,3 miljoen euro aan vorderingen een hoog bedrag. Want dat betekent dat 43% van de facturen die je stuurde nog niet betaald is.

Hoe verbeter je het debiteurenbeheer?

• In ons voorbeeld bedragen de vorderingen 65% van het balanstotaal. In dat geval is het geen slecht idee om het debiteurenbeheer onder de loep te nemen:
  • Hoe snel sturen we onze facturen? Ik geef mijn training ‘Financiën voor niet-financiëlen’ altijd in de ochtend. Om 12u30 eindigt de sessie en ik lunch om 13u. Geloof me vrij, voor 13u is mijn factuur vertrokken. Ik werk vaak voor grote bedrijven die een betaaltermijn opleggen van 60 dagen. Meestal is dit non negociable. Het enige wat ik kan doen, is mijn factuur onmiddellijk sturen. Want als ik ze morgen stuur, moet ik geen 60 maar 61 dagen wachten op mijn geld.
  • Wat met nieuwe klanten? Checken we hun financiële gezondheid? De BOEB-tool kan je hierbij helpen want voor elke balans berekenen we een rapportcijfer gebaseerd op de laatste 3 jaren. Zo zie je dat dit bedrijf (dat we anoniem maakten) het knappe cijfer van 8,11/10 haalt. Natuurlijk is zo’n rapportcijfer geen garantie, want het kijkt enkel naar het verleden. Maar een bedrijf met 8,11/10 wil je liever als klant dat een bedrijf met 1/10.
  • Factureren we alles wat we doen voor de klanten? Vaak leveren bedrijven extra’s die ze nooit aanrekenen: gratis stalen, kennismakingsgesprekken waarin je gratis advies geeft, … Ik zeg niet dat het slecht is gratis dingen aan te bieden, maar je moet je er wel bewust van zijn. En misschien er toch eens over nadenken of je dit toch niet kan factureren. Zo kan je een eerste adviesgesprek gratis geven als de klant daarna met je in zee gaat. Doet de klant dat niet, dan betaalt hij voor het gesprek. Belangrijk is dat je hier met de klant transparant over bent.
  • De laatste tip is misschien wel de belangrijkste: geef je verkopers pas een commissie wanneer de factuur betaald is. Meestal is het anders: wanneer de factuur vertrekt, heeft de verkoper recht op commissie. Je zal zien dat je heel andere verkopers hebt wanneer de commissie pas wordt betaald nadat de klant zijn factuur betaalde.